Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

PRSN ontwikkelt slimme automatiseringsoplossingen voor ondernemers. We helpen bedrijven om terugkerende werkzaamheden eenvoudiger, efficiënter en betrouwbaarder uit te voeren.

Bedrijfsgegevens

PRSN
Vestigingsadres: Tijnmuiden 59 Amsterdam
KvK-nummer: 89960262 
E-mail: info@prsn.nl
Website: www.prsn.nl

PRSN is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die worden verzameld voor eigen bedrijfsactiviteiten, zoals contactaanvragen, klantrelaties en administratie.

Wanneer PRSN in opdracht van een klant persoonsgegevens verwerkt binnen een automatiseringsoplossing, kan PRSN optreden als verwerker. In dat geval worden aanvullende afspraken gemaakt over de verwerking en beveiliging van deze gegevens.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wanneer je contact met ons opneemt, een aanvraag indient of gebruikmaakt van onze diensten, kunnen wij gegevens verwerken die nodig zijn om je te helpen.

Dit zijn bijvoorbeeld je naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en gegevens die je zelf verstrekt via formulieren, e-mail of andere communicatie.

Bij een zakelijke samenwerking kunnen we daarnaast factuurgegevens, betaalgegevens, afspraken, projectinformatie en gegevens van contactpersonen verwerken.

Voor het ontwikkelen, inrichten en beheren van automatiseringsoplossingen kunnen ook gegevens nodig zijn uit de systemen waarmee je werkt. Welke gegevens dit zijn, hangt af van de betreffende oplossing.

We vragen niet meer gegevens dan noodzakelijk is.

3. Waarvoor gebruiken wij je gegevens?

PRSN gebruikt persoonsgegevens om aanvragen te beantwoorden, contact te onderhouden, offertes op te stellen, overeenkomsten uit te voeren en onze dienstverlening te verzorgen.

Ook gebruiken we gegevens voor facturatie, administratie, technische ondersteuning, onderhoud en de beveiliging van onze systemen.

Voor deze verwerkingen gebruiken we de wettelijke grondslag die bij het doel past. Dit kan de uitvoering of voorbereiding van een overeenkomst zijn, het voldoen aan een wettelijke verplichting, ons gerechtvaardigd belang bij een zorgvuldige bedrijfsvoering of, wanneer vereist, jouw toestemming.

Als we gegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang, wegen we dit af tegen je privacybelangen.

We verkopen je persoonsgegevens niet en gebruiken ze niet voor doeleinden die onverenigbaar zijn met het doel waarvoor ze zijn verzameld.

4. Gegevens binnen automatiseringen en het gebruik van AI

PRSN ontwikkelt automatiseringsoplossingen die gegevens verwerken uit de systemen van onze klanten. Daarbij kunnen bijvoorbeeld financiële gegevens, contactgegevens, documenten en procesinformatie worden gebruikt.

Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt voor de overeengekomen dienstverlening.

Gegevens van klanten blijven eigendom van de betreffende klant of andere rechthebbende. PRSN verkrijgt door het uitvoeren van de dienstverlening geen eigendom van deze gegevens.

Wanneer een oplossing gebruikmaakt van kunstmatige intelligentie (AI), wordt dit afgestemd op het doel van de oplossing. PRSN gebruikt klantgegevens niet om eigen AI-modellen te trainen en stelt klantgegevens niet beschikbaar voor modeltraining als zelfstandig doel van de dienstverlening.

Wanneer externe AI-diensten worden ingezet, maken we hierover passende afspraken en beoordelen we welke gegevens noodzakelijk zijn en onder welke voorwaarden ze worden verwerkt.

Jouw data wordt alleen gebruikt voor jouw automatisering. Verder nergens voor.

5. Met wie delen wij gegevens?

Om onze diensten aan te bieden, maken we gebruik van software, hosting en technische dienstverleners.

Denk aan aanbieders van webhosting, e-mail, boekhoudsoftware, automatiseringsplatformen, beveiligde gegevensoverdracht en eventueel AI-diensten.

Deze partijen ontvangen alleen de gegevens die nodig zijn om hun diensten uit te voeren. Wanneer een partij persoonsgegevens namens PRSN verwerkt, maken we daarvoor de wettelijk vereiste afspraken.

We verstrekken persoonsgegevens niet aan derden voor hun eigen commerciële doeleinden.

Als gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen we waar vereist voor een geldige doorgiftegrondslag en passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit of contractuele beschermingsmaatregelen.

6. Website, formulieren en cookies

Wanneer je onze website bezoekt, kunnen technische gegevens worden verwerkt die nodig zijn om de website veilig en goed te laten functioneren. Denk aan IP-adressen, browserinformatie en technische loggegevens.

Als je een formulier invult, gebruiken we de verstrekte gegevens om je aanvraag of bericht te behandelen.

De website kan gebruikmaken van functionele cookies die noodzakelijk zijn voor de werking en beveiliging ervan. Wanneer we analytische of andere cookies gebruiken, informeren we bezoekers hierover en vragen we toestemming.

We gebruiken websitegegevens niet om individuele bezoekers zonder geldige grondslag te volgen of commerciële profielen op te bouwen.

7. Hoe lang bewaren wij gegevens?

PRSN bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

Gegevens van aanvragen en contactmomenten bewaren we zolang dat nodig is voor de behandeling en eventuele zakelijke opvolging. Daarna verwijderen of anonimiseren we ze volgens onze bewaartermijnen.

Gegevens van klanten en projecten bewaren we gedurende de samenwerking en, wanneer noodzakelijk, daarna voor nazorg, het afhandelen van vragen of het onderbouwen van gemaakte afspraken.

Voor financiële en administratieve gegevens gelden wettelijke bewaartermijnen. De basisadministratie wordt in beginsel zeven jaar bewaard.

Gegevens die PRSN namens een klant binnen een automatiseringsoplossing verwerkt, worden bewaard en verwijderd volgens de afspraken met die klant en de toepasselijke wetgeving.

8. Hoe beveiligen wij gegevens?

PRSN neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, verlies, wijziging en onrechtmatige verwerking.

We beperken de toegang tot gegevens tot personen en systemen die deze daadwerkelijk nodig hebben. Bij koppelingen en automatiseringen houden we rekening met toegangsrechten, beveiligde verbindingen en het zorgvuldig beheren van inlog- en koppelgegevens.

Vertrouwelijke toegangsgegevens, zoals API-sleutels en wachtwoorden, worden niet via gewone websiteformulieren opgevraagd.

Geen enkel digitaal systeem is volledig zonder risico. Daarom blijven we onze werkwijze en beveiligingsmaatregelen beoordelen en waar nodig verbeteren.

9. Welke rechten heb je?

Je hebt onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) verschillende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens.

Je kunt ons vragen welke persoonsgegevens we van je verwerken. Ook kun je onder de toepasselijke voorwaarden verzoeken om gegevens te corrigeren, te verwijderen, de verwerking te beperken of je gegevens over te dragen.

Daarnaast kun je bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen en eerder gegeven toestemming intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor verwerkingen die daarvoor rechtmatig hebben plaatsgevonden.

Je kunt hiervoor contact opnemen via info@prsn.nl.

We behandelen je verzoek zorgvuldig en reageren binnen de wettelijke termijn. Wanneer dat nodig is, kunnen we vragen je identiteit te bevestigen.

Ben je niet tevreden over de manier waarop we met je persoonsgegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Wijzigingen en contact

PRSN kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, gebruikte systemen of wettelijke verplichtingen veranderen.

De meest recente versie is altijd beschikbaar op onze website. Bij belangrijke wijzigingen informeren we betrokkenen wanneer dat nodig is.

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over hoe wij met gegevens omgaan? Neem dan contact met ons op via info@prsn.nl.